バーベキューの幹事は段取りが大切です
バーベキューを主催した経験のある人はわかると思いますが、開催当日までにやっておくことはたくさんあります。
前もって、段取りを立てておかないと、当日になって慌てることになり、せっかくのバーベキューが楽しめません。
この記事では、開催当日までにやっておくことを期日ごとにまとめてあります。
特に初心者の方や急に幹事を任された方の参考になれば幸いです。
幹事のやることその１、開催日時、場所を決める 【１か月〜２週間前】
情報収集でイベントの成功or失敗が決まる
まずはバーベキューが開催できる施設や公園の情報収集をします。
人によって、バーベキューを主催する目的は様々です。
会社での打ち上げ、サークルのイベント、合コンや婚活パーティー、友人や家族と過ごす大事な時間、恋人との記念日など、利用目的や人数によって開催場所を選ばなくてはなりません。
会場の選定を誤ってイベントを台無しにしないためにも、しっかりと情報収集を行うことが大切です。
開催地を選定するにあたって、重要な確認事項一覧
施設を利用する場合
- 営業時間、定休日はあるか
- 利用料金はいくらか
- 予約をする必要があるか
- キャンセル料金は発生するか
- 駐車場・コインパーキングは近くにあるか
- 食材や機材の持ち込みは可能か
- 客層や雰囲気はどのような感じか
- 機材や道具のレンタル・貸出サービスはあるか
- オプション品、食材、調味料の販売は行われているか
- 年齢制限はあるか
- 授乳スペースはあるか(赤ん坊がいる場合)
- 利用規約、禁止事項の確認をする
海、川、山、公園などのフリースペースを利用する場合
- バーベキュー利用が可能な場所であるかの確認をする
- その場所を管理している役所や管理団体への事前の届け出が必要かどうかの確認
- 炊事、調理可能な水場があるか
- トイレは近くにあるか
- 駐車スペースの有無、バーベキューサイトの近くまで侵入可能かどうか
気を付けること
初心者の場合は、機材を持っていなかったり、上手く段取りを立てることが難しいので、レンタル機材や設備の整っている有料施設での利用を推奨します。
また、夏季は非常に予約や場所取りが困難になります。
シーズン中は早めの予約が必須となりますし、場所取りに行く場合は早朝から動き出すことになるので、寝過ごすことのないように前日は早めに寝ることを心がけましょう。
ちなみにゴールデンウィークや夏場のシーズン中に限っての話ですが、、、
東京都内や関東にある人気のバーベキュースポットを確保するには、朝５時頃から場所取りをしなければならないほどの激戦区となっております。
費用を安くするために早起きするか、ある程度の出費は覚悟して施設を利用するかは、ご自身の財布の中身と相談してください。
開催地の周辺情報も調べておくと便利。
スーパー、コンビニ
食材や備品を使い切ってしまった時や、お酒やジュースが切れてしまった時に買いに行くことができます。
病院
万が一、火傷や熱中症になった場合、病院に行く必要が出てきます。
もしもの事態に慌てることのないように、しっかりと事前の下調べを済ませておきましょう。
幹事のやることその２、参加者への連絡 【２週間前】
開催日時や場所を決めたら、参加者に詳細を連絡をします。
メールやLINEで連絡する場合、読んだら必ず返信をしてもらうようにしましょう。
この時に、『何日の何時までに折り返し連絡をください。』と、記載することにより伝達ミスが格段に減ります。
また、人の記憶というものはあいまいなので、電話で伝える場合も併せてメールやLINEで詳細を送っておきましょう。
伝えるべき項目
- 集合場所
- 集合時間
- 予算・参加費
- 持ち物
- 雨天時の対応について
- 注意事項など
予算もこの時点で伝えるようにしてください。
特に施設を利用する時は人数が減少により、キャンセル料金が発生する事もあるので、あらかじめキャンセル料金についても記載しておくことが大切です。
また、参加費を集金するときに時間を取られないように、ピッタリの金額で用意してもらうように記載しておくとよいでしょう。
金銭的な部分をあいまいにしておくと、後からトラブルに発展する可能性があります。
当日になって、ドタキャンをした人の料金を参加者で負担することのないように気を付けましょう。
せっかくの楽しいバーベキューが台無しになってしまいます。
幹事のやることその３、当日に必要な機材の準備やリストの作成 【２週間前〜３日前】
参加者への連絡も済んで、一息つきたいところですが、まだまだやることはあります。
当日を万全の状態で迎えるためにも、役割分担や買い出しリストなどを作成しておきましょう。
- 機材の購入、メンテナンス
- 当日に購入する食材・備品のリストを作る
- 当日の役割を決める
- 車で行く場合の取り決め
- ゴミの分担を決める
機材に関して
バーベキュー場に機材を持ち込む場合は、必要な機材を購入しておきましょう。
近年のバーベキューブームにより、ホームセンターのアウトドアコーナーやネットショップで取り扱う商品は増えてきていますが、取り寄せ品の可能性もあるので、購入を検討している場合は、早めにチェックしておきましょう。
また、去年使ったバーベキューコンロやグリルを持ち込む場合は、自宅で必ずメンテナンスをしておきましょう。
当日、箱から出したらホコリまみれなんてことのないように。
買い出しリストの作成
事前に買い出しリストを作成しておくことにより、当日の動きがスムーズになります。
人数や目的によっても異なるので、ここでは最低限必要なものを記載しておきます。
食材、飲み物
- 肉
- 野菜
- 魚介類
- 焼きそば
- 飲料水(水、お茶、ジュース、お酒)
- 油
- 塩コショウ
- バーベキューソース(タレ)
備品、消耗品
- 木炭
- 軍手
- ライターorチャッカマン
- 着火剤
- アルミホイル
- 割りばし
- 紙皿
- プラコップ
- ゴミ袋
- ガムテープ
- ティッシュ(おしぼり、ウェットティッシュ)
自宅から持っていくもの
- 包丁
- まな板
- 新聞紙
バーベキュー場を利用する場合は、必ず、用意されるものやレンタル品の確認をしておきましょう。
用意されているのに、同じ物を買ってしまうと無駄な出費になるので注意しましょう。
役割分担を決めておこう！
働かざる者食うべからずという言葉があるように、バーベキューで遊んでばかりの人は肉にありつけることはないでしょう。
ちょっと厳しい言い方をしましたが、幹事のあなたは、一人一人に下記のような役割を振っていく必要があります。
- 幹事(連絡係・集金係)
- 火起こし係
- 食材準備係
- 機材セッティング係
隅っこでスマホをいじってばかりで肉が焼けたら『はい、ちょうだい！』そんな人がいる空気感で楽しめるでしょうか？
そうした雰囲気を作らないためにも、あらかじめ、役割分担をしておくことが大切です。
バーベキュー場に車で行く場合
- ２台以上で向かう場合は誰を乗せていくのか
- ガソリン代の負担はどうするか
- ハンドルキーパーを決める
ガソリン代は幹事のあなたがしっかりと伝えてあげてください。
ドライバーがガソリン代を請求するのは、意外と言い出しづらいものなのです。
必ずハンドルキーパーを決めておこう！
お酒有りのバーベキューでは、飲まない人(ハンドルキーパー)を決めて、参加者全員に伝えることが大切です。
飲酒運転事故を防止するためにも、必ず事前に取り決めておきましょう。
ゴミ処理方法
- バーベキュー場で処理が可能か？
- 可能でない場合、ゴミを持ち帰る人を事前に決めておく
電車などの公共交通機関を利用する場合は、ゴミを回収・処理してくれる施設を選んでおいた方が賢明です。
公園や自然の中でバーベキューをする場合は、ゴミを放置することは絶対にやめましょう。
幹事のやることその４、参加者の出欠や天気の最終確認 【３日前〜前日】
いよいよ、バーベキュー開催日が近づいてまいりました。
天気予報のチェック(天候の確認)をして、天気ごとの対策を伝えると同時に、参加者の出欠の最終確認を行っておきましょう。
当日の天気を確認しておく
３日前であれば、予報通りの天気になる可能性が高いので、必要に応じて対策を立てておきましょう。
晴れの場合
日焼け、熱中症対策をするように参加者へ伝える。
雨の場合
雨で決行する場合、傘、カッパなどの雨具を持参するように伝える。
キャンセル・中止の可能性がある場合、当日(もしくは前日)の何時までに連絡を入れるのか伝えておく。
最後にもう一度確認をしましょう！
ここまでの準備お疲れまでした。
後は万全の状態で当日を迎えるのみです。
最後に、もう一度、この記事を読み返して、抜けがないか確認しておきましょう。